Les Boutchoux de l'Axis - Mont-Saint-Guibert
Responsabilité et missions
Mission principale :
En respectant les directives du CA et de la directrice, veiller à la bonne gestion administrative de la crèche ainsi qu’au suivi de la conformité du bâtiment. Travail en étroite collaboration avec la directrice et l’assistante sociale.
Domaine clés de responsabilités :
1. Gestion administrative du personnel :
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Aider la directrice pour constituer le dossier initial à l’embauche
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S’assurer que les documents à fournir avant tout engagement sont complets avant proposition du contrat (passeport APE, certificat de bonne vie et mœurs, certificats médicaux, ancienneté barémique, …).
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Rédiger le contrat et le faire signer
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Rédiger la fiche personnelle de chaque nouvel employé et veiller à sa mise à jour
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Fixer les rendez-vous avec la médecine du travail quand nécessaire (nouveaux engagés, retour de maladie longue durée,…)
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Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel/documents sociaux
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Assurer le suivi administratif des demandes dites « spécifiques » des membres du personnel après accord de la directrice (congé parental, congé d’allaitement, pause allaitement,…)
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Transmettre les fiches de paie au personnel
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Transmettre toute information utile pour l’exécution du travail par le secrétariat social
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Encodage personnes (dimona, état de prestation, congés, …)
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Informer des démarches à effectuer avec le secrétariat social et les autres institutions impliquées dans la gestion du personnel et s’assurer du suivi
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Entretenir les contacts fonctionnels avec le secrétariat social et les autres institutions impliquées dans la gestion du personnel + les contacter en cas de situation particulière
2. Gestion logistique :
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Dépouiller le courrier, le trier et relayer vers les personnes concernées + suivi
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Classer et archiver les documents
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Préparer et mettre à jour des documents type
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Assurer les questions de maintenance du bâtiment afin de garantir un cadre de vie sain et agréable.
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Assurer l’entretien des différentes composantes du bâtiment suivant la réglementation
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Veiller à la conformité des pompiers et des exigences de l’ONE
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Effectuer les commandes de repas
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Effectuer les commandes non alimentaires
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Gérer les stocks avec l’infirmière en ce qui concerne la pharmacie
3.
Gestion financière :
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Participer à l’élaboration du budget et vérifier la cohérence entre le budget et les dépenses
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Vérifier, signer et payer les factures fournisseurs
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Encoder et transmettre les factures à la comptabilité
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Ventiler les pièces comptables.
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Gérer les différents subsides (APE, …)
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§ Constituer et renouveler les demandes de subsides auprès des organismes compétents et en assurer le suivi
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§ Effectuer les déclarations des subsides et en assurer le suivi.
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§ Interpeler les institutions compétentes et collaborer avec celles-ci (Forem, Région Wallonne, …).
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§ Etre pro actif dans la recherche de subsides.
4.
Projet d’accueil :
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Prendre connaissance du projet d’accueil, le respecter et le faire appliquer
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Respecter le secret professionnel
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Collaborer aux réunions d’équipe (préparation, rapport, suivi)
5.
Contact avec les enfants :
6.
Contact avec les parents :
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Recevoir les demandes et en faire le relais auprès de l’assistante sociale et/ou la directrice
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Veiller au respect du ROI et du projet éducatif
7.
Collaboration avec le reste de l’équipe :
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En cas d’absence de la directrice et de l’assistante sociale, prendre le relais pour garantir le bon fonctionnement quotidien de la crèche
8.
Relais ASBL :
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S’assurer de la préparation des informations et documents des bureaux, Conseils d’administration et Assemblées générales
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